Pentru a deveni furnizor în sistemul ONU, este obligatorie înregistrarea online a firmelor. Este recomandabilă înregistrarea prin United Nations Global Marketplace https://www.ungm.org/Account/Registration/Company. Majoritatea instituțiilor din sistemul ONU (95%) utilizează baza de date UNGM pentru selectarea furnizorilor. Manualul detaliat care poate fi consultat de firme în vederea clarificării modalității de înscriere poate fi consultat la adresa de web: https://help.ungm.org/hc/en-us/articles/360012810860-How-to-register-as-a-supplier-on-UNGM
Trebuie avut totuși în vedere că, deși baza de date cu furnizori este accesibilă personalului de achiziții din toate agențiile ONU, anumite organizații dispun de propria bază de date. De aceea, este important ca potențialii furnizori să se înscrie și direct, în bazele de date ale agențiilor a căror activitate de achiziții nu e acoperită de UNGM. Pentru detalii cu privire la alte organizații din sistemul ONU, se poate accesa site-ul web: https://www.ungm.org/Shared/KnowledgeCenter/Pages/VBS_UNSystem
Înregistrarea în lista furnizorilor ONU se poare realiza prin UNGM (care acoperă 19 agenții ale ONU) în trei pași simpli (dintre care doi obligatorii și unul opțional).
Este important de reținut că, în cazul companiilor care pot dovedi cu documente o experiență internațională/export de minimum 3 ani, prin înscriere se asigură listarea în baza de date a furnizorilor la 19 agenții ale ONU, iar în caz contrar, se asigură listarea în baza de date a furnizorilor numai la acele agenții prezente în țara de reședință a furnizorului care se înscrie.
Iată care sunt pașii de urmat:
Primul pas – acreditarea pentru a putea accesa propriul cont creat la UNGM (gratuit)
– accesarea formularului de înscriere în baza de date a furnizorilor potențiali https://www.ungm.org/Account/Registration/Company
– completarea datelor privind compania furnizoare și persoana care realizează contactul (obligatoriu toate câmpurile marcate cu steluță roșie-numele companiei, țara, dacă se îndeplinește sau nu condiția celor trei ani minimi de experiență internațională/export, prenumele și numele persoanei de contact și adresa de e-mail)
– adăugarea adresei registry@ungm.org în lista de adrese de e-mail, pentru a primi toată corespondența de la UNGM
– primirea e-mail-ului de activare a contului
– click pe link-ul de activare
– primirea celui de-al doilea e-mail de la UNGM, conținând numele de utilizator și parola
Al doilea pas-completarea formularului de cerere de înregistrare la ungm.org (gratuit)
– Procedura online intuitivă implicând, la rândul ei, 14 pași (respectiv 14 categoriii de informații care trebuiesc completate în formular)
– Doar o singură cerere pentru toate cele 19 agenții (pentru firmele cu minimum 3 ani de experiență)
– Existența unui Ghid UNGM scurt pentru asistență pe timpul completării formularului
– Odată cu completarea tuturor datelor obligatorii de la fiecare pas, acestea sunt salvate imediat
– La finalizarea celor 14 pași se apasă butonul marcat <<Finish>>, după care, în partea dreaptă-sus a ecranului apare numărul de înregistrare UNGM (la care se va face referire în toată corespondența ulterioară), iar în stânga paginii apare numele fiecărei agenții și statutul cererii de înregistrare la respectiva agenție (started, submitted, accepted, vendor to update, rejected)
Al treilea pas (optional)-oferă posibilitatea abonării online (www.ungm.org) la Tender Alert Service (https://www.ungm.org/Public/TenderAlertService) prin care furnizorilor li se comunică noile oportunități de afaceri, via e-mail, imediat ce acestea sunt publicate, scutindu-se astfel companile de efortul de a accesa zilnic paginile web ale UNGM sau ale celor 19 agenții ONU implicate în achiziții din aria UNGM. Costul anual al abonamentului-240 USD.
